Méthodologie de la note administrative

Résumé du document

La note administrative est la forme d'épreuve équivalente à la note de synthèse mais pour les concours en interne. L'épreuve se présente sous la forme d'un dossier comprenant plusieurs documents et comportant un sujet.
Le nombre de documents est variable, il peut aller de 6 à 20 (8 à 16 pages) en fonction des concours
visés et du choix du jury.
Les documents peuvent être de trois natures distinctes. Il peut s'agir de textes législatifs ou à caractère règlementaire (lois, décrets, arrêtés, circulaires) ; de correspondances (fictives) échangées entre membres administratifs ou provenant de bénéficiaires du service public ; ou encore, d'articles de presse.
La note administrative, document interne à l'administration ayant pour fonction de permettre la réalisation d'un choix par vos supérieurs (théoriques), doit être claire, simple et pratique. Son but premier est de fournir l'ensemble des éléments qui vont permettre à l'autorité hiérarchique de faire le point sur un thème donné. Par conséquent, elle peut avoir de multiples destinataires : un supérieur hiérarchique ; un bureau ou un ensemble de bureaux ; les bénéficiaires du service public.
C'est pourquoi, la note administrative peut prendre plusieurs formes. La note la plus courante sera destinée à un supérieur hiérarchique ; elle devra donc lui permettre de prendre connaissance du contenu du dossier sans avoir à en consulter les textes. Elle doit donc faire le point sur une réglementation, un thème et/ou proposer une ou plusieurs solutions à un problème de nature administrative (...)

Extraits

[...] Dans la note administrative, elle est rédigée sous forme impersonnelle. Par exemple, on pourra avoir : Note à l'attention de Madame (compléter). S'il s'agit d'une lettre administrative, celle-ci stipule les qualités de l'émetteur et du destinataire avec, si besoin, mention de la voie hiérarchique. Par exemple on pourra avoir : Monsieur le Préfet à Madame le maire de la commune (compléter) . L'objet, placé en haut à gauche du document, sous le timbre a pour but d'informer du thème de la note de manière concise et précise. [...]

[...] ) La présentation de la note revêt une grande importance. Veillez à n'oublier aucun élément. Ils sont au nombre de sept : le timbre, les lieu et date, la suscription, l'objet, la référence, le développement et la signature. Des pièces jointes ou annexes peuvent se greffer, le cas échéant, aux éléments suscités. Le timbre est situé dans l'angle supérieur gauche et sert à identifier le service émetteur du document. Idéalement, il devrait comporter l'adresse postale du service, le numéro d'enregistrement du document, les initiales du rédacteur et du dactylographe, les coordonnées téléphoniques du préposé chargé du suivi du dossier, le nom de la personne en charge du dossier. [...]

[...] En ce cas, il faudra vous constituer un nouvel ordre, vous permettant de traiter, au mieux, le sujet. Cette approche globale du dossier a pour fonction de se familiariser avec lui et doit permettre de répondre aux questions suivantes : –Pour qui doit-on écrire ? –Qu'attend le destinataire ? quels éléments dispose-t-on pour élaborer la réponse ? (il ne faut pas apporter de données absente des documents 3. L'analyse méthodique du dossier contraindra, en premier lieu à hiérarchiser votre lecture en fonction des trois catégories de textes que vous pourrez rencontrer. [...]

[...] La méthode à suivre n'est pas, ici, universelle. Il existe plusieurs possibilités à adapter en fonction des particularités propres à votre esprit d'analyse. Deux grandes techniques ont fait leurs preuves : La lecture matérialisée consiste à mettre en évidence les passages importants en soulignant, surlignant les éléments clés, moteurs, facteurs et support de la réflexion et de la solution que vous formulerez. Il faut prendre garde à ne pas surcharger les documents de couleurs et de traits qui vous les rendraient illisibles. [...]

[...] On vous demande un effort de synthèse illustré par des citations courtes et ciblées. La conclusion, lorsqu'elle est nécessaire, doit être brève (deux ou trois lignes maximum), ne doit pas amener de nouveaux arguments, ni relancer le débat La rédaction partielle soignée consistera à rédiger avec soin, au brouillon, l'introduction, la conclusion (si nécessaire) et les transitions articulant votre note La rédaction de la note est destinée à la rendre utile et claire pour le destinataire. Aussi faut-il prendre un soin particulier à employer un vocabulaire riche et adapté, en ayant recours aux termes précis juridiques et administratifs adaptés aux besoins du développement. [...]